Как писать исходящий номер на документах

Правила оформления делового письма

Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости). Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.

Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Док­ладная записка» и т.д. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений. Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-иссле­довательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произ­вольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами: — по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел).

Исходящие документы

После подписания руководителем документ передается в отдел делопроизводства для регистрации и отправки.

Порядок работы с исходящей корреспонденцией состоит из следующих операций: * проверка наличия всех элементов почтового адреса — фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи; * проверка соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства; * проверка наличия указанных в документах приложений и подписей. * на письмах с несколькими адресами проверка наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма; * регистрация поступивших на отправку документов.

Регистрация документов

В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

* сортировка, адресование и вложение в конверты, взвешивания, маркирования и проставление стоимости отправления, составление описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи. могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу или электронной почтой.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе: Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы: В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так: Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148).
Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.

Как писать исходящий номер на документах

должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи. Совет. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется. Датой некоторых документов является дата события.

Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события. Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания, например: МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ № 670 ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА № 421 ПРИКАЗ от 26 октября 2007 года Об утверждении формы сведений о привлечении работодателем иностранных работников к трудовой деятельности, прибывших в Российскую Федерацию в порядке, требующем получения визы, представляемой работодателем в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, ведающий вопросами занятости населения Начальник склада Шариков О.Н.

Понятие входящих документов

Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма: — имеющие пометку «Лично» («Private»); — имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним. При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: — заместителям руководителя предприятия; — в структурные подразделения; На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит: — время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наи­более важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю.

Регистрация входящих документов

Конверты обычно не сохраняют.

Исключения:

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать.

Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Регистрация входящих документов

При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

  1. Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.

Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации.

Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

N 26 от 13 марта 2012 г. │ Или же с помощью резинового штемпеля: │ «__» ___________________ 20__ г. │ ОАО «Бизнес Портал» г. Москва Предложениепо аренде складских помещений После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

А как быть с телеграммами или телефонограммами?